Số hóa tài liệu gồm những bước nào?

Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ gồm những bước nào?

Ba thành phần chính của quy trình số hóa tài liệu giấy bao gồm: phần mềm, thiết bi và dịch vụ số hóa. Tuy thuộc vào mục tiêu số hóa tài liệu của doanh nghiệp mà các bước thực hiện quy trình số hóa cũng khác nhau. Nhưng tựu chung, đối với những yêu cầu số hóa phổ thông hiện nay thì quy trình số hóa thường bao gồm 5 bước chính:

Bước 1: Thu thập tài liệu lưu trữ

Tiếp nhận tài liệu bàn giao từ khách hàng hoặc đến các địa điểm khách hàng chỉ định để thu thập tài liệu. Tùy thuộc vào mục tiêu lưu trữ của chủ doanh nghiệp mà các dịch vụ san tài liệu cũng sẽ biến đổi theo. Ví dụ cụ thể cho vấn đề này là khi số hóa để bảo hiểm tài liệu lưu trữ, thì tài liệu được chọn phải là tài liệu thuộc diện quý, hiếm theo quy định của pháp luật.

Thông thường, trước khi số hóa tài liệu, bạn sẽ cần tiến hành chỉnh lý tài liệu để loại bỏ các tài liệu không quan trọng hoặc đã quá thời hạn cần lưu trữ, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian số hóa.

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu. 

Các công việc ở bước này bao gồm:

– Lấy ra các bìa cứng, ghim kẹp; làm phẳng các trang tài liệu

– Phân loại tài liệu, phân loại riêng những tài liệu rách, hư hỏng. Tùy thuộc vào loại tài liệu mà kỹ thuật scan được áp dụng cũng khác nhau; Kỹ thuật scan từng tờ tài liệu đối với hồ sơ lưu trữ thông thường. Kỹ thuật số hóa tài liệu áp dụng công nghệ mới tiến bộ hơn như Bookscan đối với những tư liệu lưu trữ dạng đóng quyển.

Bước 3: Thiết lập hệ thống

Scan và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; đặt định dạng; đóng, ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu; tạo siêu siêu dữ liệu (metadata).

Trong quy trình số hóa tài liệu lưu trữ thì đây là bước quyết định nhất để chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa. Danh mục tài liệu số hóa được lập và nhúng (gắn) và tài liệu thông qua một phần mềm ứng dụng và tạo ra metadata. Đồng thời, tài liệu được đặt định dạng theo sự lựa chọn được định trước.

Bước 4: Kiểm tra tài liệu

Kiểm tra chất lượng tài liệu đã được số hóa. Nếu chất lượng số hóa chưa đạt thì sẽ sửa lại để đáp ứng đúng yêu cầu

Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ

Sau khi hoàn tất số hóa, đơn vị số hóa sẽ bàn giao lại tài liệu gốc cho doanh nghiệp theo yêu cầu bảo mật. Đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa cũng có nghĩa vụ thực hiện kết xuất và lưu trữ thông tin vào hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp như: máy chủ, thiết bị lưu trữ,…

Hoặc đơn vị số hóa sẽ tích hợp các CSDL khác hoặc hệ thống lưu trữ hoặc ứng dụng nghiệp vụ khác của doanh nghiệp nếu có yêu cầu.

Để hoàn thiện quy trình số hóa và đạt được hiệu quả như mong muốn, doanh nghiệp cần tìm hiểu và lựa chọn những đơn vị số hóa uy tín và có kinh nghiệm trên thị trường.

Công ty chuyên:

– Chuyển mua bán, cung cấp máy quét, máy Scan các loại

– Số hóa tài liệu các loại

– Scan tài liệu, sách, báo, tạp chí vv…

– Cho thuê máy scan các loại từ A4 – A0

– Sửa chữa máy scan các loại

 

* Mọi thông tin về thuê máy scan và số hóa tài liệu xin liên hệ tại:

CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TECH VIỆT NAM

Địa chỉ: Số 99 ngõ 318 Đường La Thành, P. Ô Chợ Dừa, Tp. Hà Nội

Office: Số 24, Ngõ 165 Phố Chùa Bộc, P. Kim Liên, Tp. Hà Nội

Cơ Sở 1: Số 14, ngõ 63 ngách 63,9 Phố Phú Đô, P. Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Cơ sở 2: Số 11- 15 Phố Lê Thanh Nghị, P. Bạch Mai, Tp. Hà Nội

Cơ sở 3: Nhà A3 Tập thể SPNN, P. Dịch Vọng Hậu, Tp. Hà Nội

Tel/Fax: 0246 26 61 292 – 0246 2761130 – Hotline: 0912 224 028 – 0987 696 038

Website: Techvn.vn * quangmanh.vn * congtytechvn@gmail.com