Số hóa tài liệu lưu trữ được biết đến như một phương thức tối ưu giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề “nan giải” trong quản lý, truy xuất, chia sẻ và bảo mật tài liệu.  

Khác với hình thức lưu trữ truyền thống khiến doanh nghiệp tốn chi phí bảo quản, phục chế, thuê mặt bằng, nhân viên quản lý, hay gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin khi cần thiết giữa hàng trăm tập hồ sơ chồng chất. Số hóa tài liệu lưu trữ giải quyết được tất cả các vấn đề trên. Nhờ ứng dụng quy trình số hóa tài liệu lưu trữ, doanh nghiệp có thể chuyển đổi thông tin từ tài liệu giấy sang dạng dữ liệu có thể dễ dàng quản lý trên máy tính. 

Mục tiêu khi ứng dụng quy trình số hóa tài liệu lưu trữ

Số hóa tài liệu lưu trữ giúp quản lý, khai thác dữ liệu tập trung

Sau khi doanh nghiệp số hóa thành công, toàn bộ thông tin tài liệu của doanh nghiệp sẽ được đẩy lên một hệ thống quản lý chung. Nhờ đó, giảm thiểu được đáng kể số lượng tài liệu giấy cần lưu trữ. Việc sử dụng thông tin số cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu được những khó khăn khi quản lý so với lưu trữ phân tán tại các giá kệ khác nhau như trước đây nữa. 

Với các văn bản đã trải qua quy trình số hóa tài liệu, người dùng có thể tiếp cận thông tin mọi lúc mọi nơi không giới hạn. Thậm chí, nhiều người có thể khai thác và sử dụng một tài liệu cùng lúc dễ dàng.

Kéo dài tuổi thọ của tài liệu

Với những tài liệu vật lý, thời gian lưu trữ càng lâu thì chất lượng bản lưu trữ càng giảm. Thậm chí, những tài liệu này còn có khả năng bị hỏng do các yếu tố ngoại cảnh như: ẩm, mốc, mối mọt,… Đặc biệt trong quá trình sử dụng cũng có thể bị thất thoát do người dùng sơ ý.

Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ được áp dụng tại các doanh nghiệp xuất hiện như một giải pháp tối ưu giúp kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Thông tin được lưu trữ dạng số giúp doanh nghiệp có thể lưu trữ bao lâu tùy ý mà không cần lo lắng về tuổi thọ tài liệu. Ngoài ra, số hóa tài liệu lưu trữ cũng giúp người udngf dễ dàng khôi phục và chỉnh lý tài liệu dễ dàng hơn.

Đồng nhất về loại hình lưu trữ nhờ số hóa

Với phương pháp lưu trữ truyền thống, người dùng phải bảo quản tài liệu với các vật mang tin của từng loại hình tài liệu lưu trữ riêng, như: tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm…, vì các chế độ bảo quản tài liệu như chế độ nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng khác nhau; hoặc thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng từng tài liệu đó cũng khác nhau. Nhưng với số hóa, doanh nghiệp có thể loại trừ được hầu hết sự khác biệt đó, tạo thuận lợi cho người sử dụng. 

Các quy định pháp lý liên quan đến số hóa tài liệu lưu trữ 

Luật Lưu trữ:  

Luật Lưu trữ 2011 – Luật này quy định về hoạt động lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ 

Nghị định về công tác văn thư, lưu trữ:  

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư- Nghị định này hướng dẫn chi tiết về quy trình và thủ tục lưu trữ tài liệu, bao gồm việc lập hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ. Nghị định này cũng hướng dẫn về các phương pháp bảo quản tài liệu. 

Thông tư hướng dẫn về số hóa tài liệu lưu trữ:  

Thông tư số 01 và 02 /2019/TT-BNV quy định về tiêu chuẩn kỹ thuật và quy trình số hóa tài liệu, nhằm đảm bảo chất lượng và tính thống nhất của tài liệu số. 

Những lưu ý khi triển khai số hóa tài liệu trong doanh nghiệp 

1. Xác định rõ mục tiêu và phạm vi: 

• Trước khi bắt đầu, hãy xác định rõ mục tiêu của việc số hóa: bạn muốn cải thiện quy trình làm việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao khả năng truy cập tài liệu hay đáp ứng yêu cầu pháp lý 

• Xác định phạm vi tài liệu cần số hóa: ưu tiên những tài liệu quan trọng, thường xuyên sử dụng hoặc có giá trị pháp lý cao. 

• Việc xác định rõ ràng mục tiêu và phạm vi sẽ giúp bạn lựa chọn giải pháp phù hợp và tránh lãng phí nguồn lực. 

2. Lựa chọn công nghệ và thiết bị phù hợp: 

• Tùy thuộc vào loại tài liệu và quy mô dự án, hãy lựa chọn máy scan, phần mềm xử lý ảnh và phần mềm quản lý tài liệu phù hợp. 

• Đầu tư vào các thiết bị và phần mềm có chất lượng tốt để đảm bảo hình ảnh rõ nét, độ chính xác cao và khả năng xử lý tài liệu hiệu quả. 

• Nên tìm hiểu kỹ về các công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) để chuyển đổi tài liệu giấy thành văn bản số hóa có thể chỉnh sửa. 

3. Chú trọng đến bảo mật thông tin: 

• Lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu có tính năng bảo mật cao, như phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu và kiểm soát nhật ký hoạt động. 

• Thiết lập các biện pháp bảo mật vật lý và an ninh mạng để bảo vệ tài liệu số hóa khỏi truy cập trái phép. 

• Tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân (GDPR, v.v.). 

4. Lựa chọn đối tác uy tín: 

• Nếu bạn không có đủ nguồn lực hoặc kinh nghiệm, hãy cân nhắc thuê dịch vụ số hóa tài liệu từ một đối tác uy tín. 

• Lựa chọn đối tác có kinh nghiệm, năng lực và cam kết bảo mật thông tin. 

• Yêu cầu đối tác cung cấp báo giá chi tiết và cam kết về chất lượng dịch vụ 

• Lắng nghe nhận xét, đánh giá của khách hàng trước đây để lựa chọn đơn vị phù hợp 

6. Quản lý và khai thác tài liệu số hóa hiệu quả: 

• Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu để sắp xếp, phân loại và tìm kiếm tài liệu số hóa dễ dàng. 

• Thiết lập các quy trình làm việc để khai thác tài liệu số hóa trong các hoạt động kinh doanh. 

• Định kỳ sao lưu dữ liệu để đảm bảo an toàn. 

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Sẽ thật là một thiếu sót nếu không nhắc đến yếu tố tiết kiệm thời gian và chi phí khi áp dụng quy trình số hóa tài liệu lưu trữ. Tài liệu số hóa có thể tìm kiếm dễ dàng chỉ với một vài thao tác trên máy tính. Đồng thời, nó giúp doanh nghiệp giảm thiểu số lượng tài liệu giấy cần bảo quản nên tiết kiệm được tối đa chi phí thuê nhân công và mặt bằng quản lý.

Công ty chuyên:

– Chuyển mua bán, cung cấp máy quét, máy Scan các loại

– Số hóa tài liệu các loại

– Scan tài liệu, sách, báo, tạp chí vv…

– Cho thuê máy scan các loại từ A4 – A0

– Sửa chữa máy scan các loại

 

* Mọi thông tin về thuê máy scan và số hóa tài liệu xin liên hệ tại:

CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TECH VIỆT NAM

Địa chỉ: Số 99 ngõ 318 Đường La Thành, P. Ô Chợ Dừa, Tp. Hà Nội

Office: Số 24, Ngõ 165 Phố Chùa Bộc, P. Kim Liên, Tp. Hà Nội

Cơ Sở 1: Số 14, ngõ 63 ngách 63,9 Phố Phú Đô, P. Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Cơ sở 2: Số 11- 15 Phố Lê Thanh Nghị, P. Bạch Mai, Tp. Hà Nội

Cơ sở 3: Nhà A3 Tập thể SPNN, P. Dịch Vọng Hậu, Tp. Hà Nội

Tel/Fax: 0246 26 61 292 – 0246 2761130 – Hotline: 0912 224 028 – 0987 696 038

Website: Techvn.vn * quangmanh.vn * congtytechvn@gmail.com